ENHORABUENA... ERES EL NUEVO PROJECT MANAGER

Hoy os traigo una traducción e interpretación de una parte del libro titulado "Managing Projects in Organization" escrito por J. Davidson Frame. 

"Suena un teléfono. John lo coge antes del segundo tono. Es su jefe, Mike Johnson.

-John, me gustaría que te pasaras por mi oficina en cuanto acabes de almorzar-

John no está seguro de por qué su jefe le llama durante la hora del almuerzo para que vaya a su oficina. Sabe que últimamente ha estado haciendo un buen trabajo, de hecho, sabe que es probablemente, la persona del grupo técnicamente más capacitada. La mente de John empieza a pensar -Quizá sea un premio; podría ser un ascenso…- Incontables escenarios positivos y negativos pasan por la saturada mente de John hasta las 13:00 que, cautelosamente entra en la oficina de Mike.

-John, tengo grandes noticias para ti- Comienza Mike –Como tú sabes, nuestra empresa está desarrollando un sistema de comercio electrónico B2B. Como parte de esta iniciativa, me gustaría que estudiases la posibilidad de integrar nuestro proceso de orden de compra en el sistema de comercio electrónico B2B-

Antes de que John pudiera decir nada, Mike continuó –Enhorabuena John, te estoy nombrando Project Manager. Usa a quien necesites para que te ayude, lo importante es que me des un informe sobre lo que hayas encontrado dentro de un mes (...) Necesitaremos esta información a tiempo para la reunión ejecutiva del próximo trimestre.- 

John estaba encantado de haber sido nombrado Project Manager. El proyecto B2B era el más grande de los que se habían realizado hasta la fecha (...) 

Una vez desarrollado el sistema B2B, permitiría a la empresa establecer conexiones directas con sus proveedores. Aunque ya estaban usando ordenadores en su sistema para el proceso de pedidos, la mayor parte de las transacciones implicaba la intervención manual. Esto hacía que el proceso fuera lento y condujera a errores (...) Con el nuevo sistema B2B, los clientes introducirían los pedidos usando Internet, una vez captados por el sistema B2B, los pedidos serían procesados completamente por el ordenador. 

Este proyecto proporcionó a John su primera experiencia real con la gestión. Fue contratado inmediatamente después de terminar su MBA. Durante sus dos primeros años fue asistente de Mike Johnson, vicepresidente de operaciones. A pesar del alto perfil de su cargo (...) John sentía que quería involucrarse más en la toma de decisiones. (...) 

John estaba dispuesto a hacer un buen trabajo en su proyecto. Preparó una lista de tareas. Por experiencia desde que dejó el colegio, sabía que era importante crear un equipo de proyecto. Después de pensarlo detenidamente, decidió que necesitaba: un analista de negocio, un especialista en adquisiciones, un experto en Internet, un experto en comercio electrónico, un experto en logística y un representante de cada uno de los cinco departamentos de la empresa. Pensaba que él junto con el analista de negocio, serían los únicos del proyecto con recursos a tiempo completo (...) 

Ya que había cinco departamentos representados, John planeó que cada uno de los representantes escribiría una parte del estudio (...) El analista de negocio documentaría los requisitos del negocio y escribiría las partes técnicas del informe. La función de John seria coordinar los esfuerzos del resto e integrar todas las piezas en un plan cohesionado. 

En cuanto John empezó a poner a su equipo en marcha, de inmediato surgieron los problemas: Fue incapaz de conseguir un analista de negocio asignado a tiempo completo porque su departamento estaba a mitad del desarrollo del sistema B2B y todos los analistas estaban ya  comprometidos. John fue a su jefe con el problema, pero simplemente le dijo que tendría que conformarse con los recursos disponibles en el día a día. 

John pensó que su suerte estaba cambiando cuando intentó fichar al especialista en adquisiciones. Después de varios intentos alguien le dijo que debería hablar con Doug Black, que trabajaba en el departamento de contratos y adquisiciones. Doug estaba a dos meses de su jubilación (...) Como consecuencia de no tener un analista de negocio, Doug fue asignado a tiempo completo para ayudarle en el proyecto. 

John se acercó a ver al administrador de recursos de información que estaba en el departamento de tecnología de la información y le contó que necesitaba un especialista en Internet y uno en comercio electrónico. El administrador de recursos enseguida le asignó a Sara Stones para ayudarle con los problemas de Internet, desafortunadamente sin ninguna experiencia en comercio electrónico. Le dijo que debería acudir a un consultor externo (...) 

Los distintos grados de éxito que John había tenido hasta el momento, continuaron cuando intentó reclutar a los representantes de los distintos departamentos. El vicepresidente del departamento IT, Sam Nelson, no era como había esperado. Su petición de ayuda fue recibida con un incomodo silencio. Claramente molesto, Sam dijo –No entiendo por qué tu y Mike estáis tomando el papel principal en algo como esto. Crear un sistema de proceso de pedidos es básicamente una tarea del IT y debe dejarse para los expertos en IT. He tenido durante meses a mi equipo investigando la manera de automatizar el sistema y ahora venís aquí diciéndome lo que tengo que hacer.- (...) 

En contraste, John tuvo buena recepción con el departamento de finanzas, la vicepresidenta de finanzas Lynn Waters, anuncio que ya era hora que la empresa entrase en el siglo XXI y que estaría encantada de asignar a alguien de su oficina para ayudar a John en su proyecto. 

(...) Conforme llego a su oficina, no tuvo tiempo de considerar la trascendencia de lo que le estaba sucediendo porque Doug Black entro tras él. –Escucha John- Dijo Doug tímidamente  –Como tú sabes, estoy a dos meses de salir de aquí, me gustaría ayudarte en este proyecto tuyo, de verdad. Estoy seguro que es importante. Pero deja que te diga que realmente no sé nada de ordenadores y pienso que el proceso de pedidos es tremendamente aburrido. No veo como podría poner tanto esfuerzo en algo que no me afecta a mí directamente. Por eso, si trabajo para ti, no esperes mucho.- 

Todo esto pasó el Jueves, solo tres días en el proyecto. Para tratar de ponerlo en marcha, John organizó una reunión inicial con todo el personal del proyecto a las 9:00 del próximo Lunes. 

Ya que la oficina de Sam Nielson no había asignado a nadie, no estaría representada. El representante del departamento de finanzas dijo que pensaba que era una gran idea pero que estaría fuera de la ciudad durante la semana por eso no podría asistir. Los otros miembros del proyecto sí que asistirían a la reunión, pero John tenía la impresión que no estaban muy contentos. Solo Sara Stone, la experta en Internet pareció interesada. (...)

Durante todo el fin de semana John preparó la reunión (...) 

El Lunes a las 9:00, John llegó a la sala de juntas y la encontró vacía. Sobre las 9:30, solo dos miembros del proyecto se habían asomado por allí. Ausencias destacadas fueron Doug Black y Sara Stone, ambos le habían asegurado que estarían allí. 

Sin llegar a nada, John cerró la reunión y volvió a su oficina. En su buzón de voz encontró un mensaje de Sara Stone diciendo que se disculpaba por haberse perdido la reunión, pero su jefe le había dicho que la sacaba del proyecto. 

Sobre una hora más tarde, Mike Johnson llamó a John a su oficina para contarle que iba a poner el proyecto en espera. Dijo –Sam fue a ver al Director General y se quejo que tu y yo somos un “par de vaqueros” corriendo por ahí haciendo cosas que no son asunto nuestro- Mike parcia resignado y continuó –Lo siento John, a veces se gana y otras se pierde. La próxima vez lo haremos mejor- 

John murmuró asintiendo y se fue a su oficina. Cerrando la puerta se sentó y miró por la ventana. ¿Qué había hecho mal? (...)

Esa es la pregunta que ahora nos hacemos, a simple vista vemos que nuestro amigo John tiene interés, le sobra motivación, sabe los pasos que debe ir dando, tiene una buena formación y experiencia en la toma de decisiones, pero algo ha salido mal ya que el proyecto no ha llegado a ninguna parte. A diario, muchos proyectos se quedan por el camino, otros, desaparecen o se paralizan durante su vida, dejando por el camino tiempo y dinero malgastados.

Veamos primero las partes positivas de Jonh y más tarde analizaremos dónde ha podido estar el error. John tiene claros los conceptos de un  PM: proyecto, subproyecto, tareas, creación de equipo, coordinar esfuerzos, integrar partes, delegar, toma de decisiones, actitud positiva y algo muy importante, no tiene miedo al cambio. Forma un equipo multidisciplinar en el que él se posiciona como eje vertebrador y delega trabajos, ya que un PM debe tener experiencia en el proyecto que lidera, pero no debe ser un experto en todos sus campos, para eso tiene a su equipo. 

Pero, si los conceptos los tiene claros, en qué punto ha fracasado el proyecto. En primer lugar, y bastante importante, ha sido incapaz de conseguir formar un equipo, pero ese no es el problema, sino una consecuencia del verdadero problema. 


En mi opinión, el problema reside en que no te pueden dar responsabilidad sin darte poder o autoridad, de igual modo que no puedes tener poder sin actuar con responsabilidad. Necesitas autoridad para poder mandar sobre los demás pero a la vez te obliga a ser responsable de tus actos y decisiones.
Pero aún así, no puedes ejercer control sobre todos los miembros del equipo ya que en muchos casos dispones de colaboradores o personal que no está directamente a tu cargo, en estos casos, es cuando debes echar mano de tus habilidades de Project Manager,  la negociación, influencia, motivación. Debes saber persuadir e influir, vender tu proyecto, ilusionar, motivar, trasmitir a la gente las ganas de formar parte de tu proyecto, solo así podrás involucrar con garantías a alguien a quien ni le va ni le viene. "No es mi proyecto, es nuestro proyecto" debes ser capaz de hacer que se sientan parte de algo importante.


Al hilo de lo comentado y como despedida, os dejo una escena de la película Invictus en la que Nelson Mandela (Morgan Freeman) motiva a François Pienaar (Matt Damon) para que éste a su vez lidere al equipo hacia la victoria y conseguir así la unidad de la nación.